企業內部的OA協作系統由來已久,它們可以幫助企業實現流程審批、即時溝通、文檔管理、內部論壇、任務管理等等功能。隨著企業級SaaS服務的發展,現在即使是對于只有十幾位員工的小微企業來說,用上成熟的OA辦公系統也不再是難事(在過去需要線下部署的時代,這無異于是天方夜譚)。除此之外,這些新型系統在易用性、界面美觀度上也有明顯進步。

銷售與客戶服務是OA辦公系統的典型應用場景之一。企業服務匯從客戶管理、投標管理、銷售漏斗模型搭建這幾個核心模塊出發,為您詳細介紹主流的OA系統都是如何針對企業的銷售場景給出解決方案的。

 

?  OA解決方案內容

(一)客戶管理

精細化的客戶管理是進行銷售管理的第一步,沒有清晰合理的客戶數據庫和人員安排,就無法保證銷售過程中客戶的轉化和留存率。

當銷售團隊規模達到一定量級的時候,OA系統可以幫助企業的銷售部門建立多個任務分組來區分和管理每位銷售員的項目。舉例來說,可以為每個城市的銷售團隊分別建立了項目,而在每個項目中,可以按銷售人員的名字來設定任務分組。

另外,在銷售過程中,oa系統還支持用標簽來標記客戶。這些標簽不僅可以幫助銷售部門精準篩選對應區域的客戶,同時也可以用來標記一些重要客戶,并添加重要的備注與說明,為后續跟進的工作提供很多便利。

(二)投標管理

一般來說,應標工作分為四步:獲取標書、標書制作、交標、投標。OA系統可以幫助銷售部門在組織應標、任務分工、信息溝通、審核等工作環節讓整個應標團隊的工作秩序保持穩定的節奏,可以讓團隊把更多精力放在標書的內容質量上。在投標管理上,又可以分為標書制作和標書評審兩部分:

標書制作:制作標書是應標過程中最復雜的一個環節,需要制作大量規范各不相同的文件。過程中不僅需要理清規則,還要對過程中各階段的文件進行分類整理。

OA系統提供的文件與任務之間的關聯,可以幫助標書制作團隊根據不同的任務和階段,建立不同的文件夾,并將需要跟成員交代清楚的規范和參考資料一并關聯到對應任務中。在標書制作的過程中,每一份文件都被這些文件夾分門別類整理規整,并且整個團隊的成員都可以隨時在OA系統內快速查閱到各個文件,極大的降低了溝通成本。

標書評審:標書提交之前,還需要經過多次評審,例如技術方案評審會、商務報價評審會等等,這時OA系統提供的日程與會議功能可以幫助相關責任人將對應的任務和日程關聯起來,讓成員明確什么時間、開什么會、交哪份文件等等注意事項。

(三)銷售漏斗管理

銷售管理是一個漫長而復雜的過程,無論是短平快類型的產品銷售還是大型項目化銷售管理,都需要一套包含完整階段的漏斗模型(Sales Pipeline)進行管理。每個分段任務目標的達成都需要各部門的協作與溝通。

利用oa系統的任務看板,企業的銷售部門可以設置不同的銷售目標,用百分比表示轉化率,將不同的客戶按贏轉率大小記錄在不同的銷售目標下,最終形成一個或者多個客戶漏斗。

具體來說,當銷售人員在客戶庫中篩選出符合條件的客戶后,可以不斷地溝通與跟進,讓這個客戶進入到“漏斗”之中。銷售人員可以把將客戶的信息隨時記錄在備注中,并為后續拜訪分配合適的日程關聯。當拜訪完成后,銷售人員可以用標簽標記客戶的付費意向。

這種公開透明的任務板可以避免銷售漏斗的使用流于形式,幫助整個銷售團隊了解整個銷售工作的進展,明白每個階段的標準是什么。

 

?  有哪些主流的OA系統

我們在綜合考查了國內OA市場內各款產品的核心功能、收費、用戶量、客戶服務等指標后,為您挑選出了以下10款適合中小企業使用的主流OA辦公系統,并對它們分組做了橫向對比評測。它們分別為:Teambition、Worktile、iQuicker、Tower、Trello、明道、泛微eteams、今目標、日事清、企業微信。

想要了解詳細的評測內容,可見:《國內主流OA辦公系統綜合專業評測》

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